I když vezmeme v úvahu, jak užitečným – možná až revolučním – komunikačním nástrojem e-mail je, přesto se může stát neuvěřitelným ničitelem produktivity. Pokud se aspoň trochu podobáte mě, pak jste přihlášeni k odběru novinek, newsletterů, diskuzních skupin, hlášení od Googlu, novinek na Facebooku, komentářů na blogu, reklam, připomínačů a dalších mnoha a mnoha zdrojů dat, která proudí do vaší Doručené pošty, nemluvě o e-mailech, ve kterých se jejich odesílatelé skutečně snaží se s vámi spojit.
Samozřejmě, že víte, jak minimalizovat vliv těchto vstupů, jak omezit novinky pouze na ty, o kterých to potřebujete nejnutněji vědět, jak hodnotit newslettery, abyste dokázali odlišit ty hodnotné od zbytku (ať už informačně nebo zábavně), jak se přihlásit do diskuzí, které vám přinášejí nejvíce užitku, jak se odhlašovat od reklamních sdělení kdykoli je to možné a tak dále. A samozřejmě máte nastavené filtry, které přesměrovávají příchozí zprávy do složky “Přečíst později” nebo jí podobné.
Ale zprávy stále přicházejí. A tak i když hluboko ve vaší mysli je pravděpodobně zapsáno, že byste měli kontrolovat svoji schránku pouze v určitý čas během dne, vždycky se najde něco, co vám stojí za přihlášení a kontrolu nové pošty těmito jasně nastavenými časy – odpověď na soukromý e-mail odeslaný včera v noci, důležitý kousek informace, který potřebujete pro další postup ve vašem projektu, novinka na diskuzním fóru, kde jste se velmi angažoval, nebo něco úplně jiného.
A tak čas ubíhá. Podíváte se, jestli už nepřišel e-mail s těmi důležitými informacemi, který není mezi příchozími, ale jiný e-mail zaujme vaši pozornost. A než ho vyřešíte, objeví se další. Pak přijde konečně ten e-mail, na který čekáte a který je potřeba zpracovat. Pak přijde jiný urgentní e-mail. A pak další a další …
Nez se nadějete, uplynulo několik hodin.
Pokud nemáte železnou disciplínu a srdce z kamene, bude pro vás vždy těžké, ne-li nemožné, oprostit se od e-mailu na dostatečně dlouhou dobu, abyste dokončili nějakou důležitou práci. Já sám nejsem jiný – vím, že jsem promrhal celé dny na e-mailech, které přicházely do inboxu, zatímco jsem čekal na něco kritického. A i když se vám podaří dostat se pryč na několik hodin, může pro vás být velmi obtížné oprostit se od myšlenek na tu jednu velmi důležitou odpověď – zvláště, když očekáváte špatné zprávy nebo jeden malinký kousíček informace, který by mohl rozhodným způsobem ovlivnit nějaký velmi důležitý projekt.
Vezměte si celý jeden den volna!
Přeji si, abych mohl být více jako Tim Ferriss. Díky chytrým systémům automatizace, delegování rutinních záležitostí na podřízené a – přiznejme si – i trochu drzosti je Ferriss schopen limitovat nutnost kontrolovat svou e-mailovou schránku na jedenkrát týdně nebo i méně. Nojo, jenže já nemám podřízené, kterým bych delegoval e-maily – a i kdybych měl, raději bych to dělal osobně. A určitě bych neměl tolik odvahy, abych si do automatické odpovědi na jakýkoli e-mail napsal, že se k odpovědi dostanu někdy v příštích 10 dnech! A tak zatímco je Ferrisův systém založen na “učení” ostatních respektu k mému vlastnímu času, nemohu si pomoci, ale mně osobně by přišlo krajně “nerepektující” osobu odesílatele, že naše vzájemná komunikace není natolik důležitá, abych se jí věnoval ihned.
Ale kdoví? Pro Ferrisse to funguje a kdybych opravdu dával pozor na podobné věci, pravděpodobně bych zjistil, že žádná zpráva, kterou dostanu, nevyžaduje “okamžitou” odpověď nebo alespoň odpověď “do 1 týdne.” A dobře vím, že automatické zálohování starých e-mailů mi zabránilo reagovat na mnohem starší zprávy, i když možná byly důležité.
Ovšem to by stále byl příliš velký skok a ne všichni z nás máme rádi takovéto velké skoky. Namísto toho pojďme udělat něco menšího a přijatelnějšího: vyčleňte jeden den týdne jako den bez e-mailu. Několik společností už v minulých letech přijalo interní pravidlo “pátku bez e-mailu“, s různými úspěchy.
Koncept je velmi jednoduchý: jeden den v týdnu prostě neotvírejte svůj poštovní program (nebo vaši online e-mailovou službu). Vypněte upozornění na svém BlackBerry nebo Androidu, novinky z Gmailu – udělejte všechno pro to, abyste se ten den svému e-mailu vyhli.
Tento návrh je poměrně jednoducý, ale jeho provádění může být poněkud komplikované. Zde máte několik bodů, které by vám mohly pomoci v jeho plnění:
- Vyhněte se “nervozity z čekání”, zkuste neposílat žádné e-maily, ve kterých žádáte odpověď ještě ten den nebo večer.
- Vytvořte si seznam “komu napsat” a umistěte jej na nějaké místo po ruce, abyste tam mohli snadno zaznamenávat jména a zprávy, které napíšete a odešlete až následujícího dne.
- Pátek může vypadat jako naprosto samozřejmá možnost, protože je to den, kdy je obecně pracovní tempo pomalejší. Ale některý den uprostřed týdne může být ještě výhodnější. Přirozený páteční pokles práce pak zabere všechny klady faktu, že ten den se nezabýváte e-maily…
- Nastavte si na tento den automatickou odpověď na příchozí poštu, ve které uvedete telefonní číslo nebo nějakou jinou možnost, jak vás mohou lidé kontaktovat, pokud se jedná o urgentní záležitost. Nemusíte vytvářet komplikované zprávy, postačí “Momentálně se věnuji jiné činnosti a během dnešního dne vám nebudu moci odpovědět. Pokud se mnou musíte nutně mluvit, prosím volejte na 602 123 456.” (Tim Ferriss uvádí několik dobrých příkladů v tomto článku).
- Pokud jste přesvědčeni o tom, že dokážete vydržet celý den bez e-mailu, můžete si povolit zkontrolovat e-mail jen na samotném konci dne, např. ve 4 odpoledne. NEKONTROLUJTE jej ráno – to je přesně ten způsob, jak vás dostanou. Ale i tak dávejte pozor, až budete večer procházet Doručenou poštu – můžete zjistit, že jste ani nedostali nic, co by nemohlo počkat do dalšího rána nebo do dalšího pondělí.
Pojďme je na měsíc vyzkoušet a uvidíme, jestli se staneme produktivnějšími.
Zdroj: Lifehack.org